Tutoriel Onedrive : Stockage en ligne avec Microsoft Office 365

logo OneDrive

OneDrive est la solution de stockage et de synchronisation de fichiers en ligne proposée par Microsoft. L'application est installée de base dans Windows 10 et elle vous permet de partager et de synchroniser vos données.

Les données sont à la fois stocker sur votre ordinateur et sur les serveurs de Microsoft. Ce tutoriel OneDrive vous explique comment l'utiliser.

OneDrive c'est quoi ?

OneDrive est une application qui permet à tout utilisateur de Windows 10 de stocker des données personnelles.

Historiquement elle s'appelait SkyDrive avant d'être renommé OneDrive.

Le but étant de les synchroniser sur les serveurs de Microsoft afin de pouvoir les consulter n'importe où et d'éviter la perte de données.

L'application OneDrive est disponible sur Iphone et Android. Les documents Word / Excel et même vos photos sont donc accessibles sur votre Téléphone ou Tablette. Grâce au cloud vous pouvez également consulter vos données depuis votre navigateur internet comme Brave, Chrome ou bien Firefox.

Un compte Microsoft personnel gratuit permet de bénéficier de 5 GO gratuitement.

Les utilisateurs abonnés aux services Microsoft 365 peuvent bénéficier de 1TO de stockage.

Il existe donc deux versions de OneDrive, la version grand public et la version professionnelle appelée OneDrive Entreprise.

Tester gratuitement OneDrive Entreprise pendant 1 an.

Acheter une licence Office 365

accès à onedrive par interface Web
Une fois connecté à mon compte Microsoft je peux accéder à mes données ONE DRIVE

Utilisation de OneDrive sur Windows 10

Inscription à OneDrive

Il faut avant tout créer un compte Microsoft ou un compte Office 365 pour la version OneDrive Entreprise.

Bien évidemment pour synchroniser les fichiers une connexion internet est indispensable.

Une fois votre compte créé, OneDrive est accessible depuis l'explorateur Windows.

OneDrive Explorateur de fichiers

Vous pouvez le rechercher également depuis le menu démarrer de Windows 10.

OneDrive Menu démarrer

Enfin on peut y accéder depuis l'icône à coté de l'heure en bas à droite :

icône OneDrive
L'icone bleue signifie que mon compte est connecté. Sinon l'icône est grisée. En cliquant dessus on affiche la liste des fichiers synchronisés.

Connexion à OneDrive

Si aucun compte n'est paramétrée une fenêtre apparaît vous invitant à vous connecter :

fenetre de configuration OneDrive

Pour ceux qui ont à la fois un compte OneDrive personnel et un compte OneDrive Entreprise vous devez choisir le compte auquel vous voulez vous connecter.

OneDrive choix du compte

Maintenant il faut choisir votre emplacement de stockage local (sur votre ordinateur) :

choix du dossier OneDrive
SI vous avez deux disques et qu'un de vos disque est plein il est possible de choisir un autre emplacement. Dans notre tutoriel OneDrive nous garderons l'emplacement par défaut.

Une fois validé vous avez une présentation du service, faîtes suivant plusieurs fois.

Assistant OneDrive
Prenez-le temps de lire le mode d'emploi. Ce guide OneDrive vous explique les différentes fonctionnalités du service de stockage en ligne.

Une fois terminée l'environnement OneDrive est prêt !

Bon à savoir : Si vous avez déjà des fichiers dans votre espace de stockage OneDrive, alors ces derniers ne sont pas automatiquement synchronisés. Par contre vous les verrez dans votre dossier. Ils pourront à télécharger dès que vous cliquerez dessus pour les consulter. C’est pratique et évite de démarrer une longue synchronisation des fichiers.

OneDrive : comment ça marche ?

Tout est prêt maintenant on va vous expliquer comment prendre en main l'outil.

Stockage des photos, vidéos et fichiers bureautique

Explorateur

Pour synchroniser des fichiers vers les serveurs de Microsoft il suffit qu'ils soient enregistrés dans votre dossier OneDrive.

Prenons l'exemple d'un fichier Word, je peux rédiger mon document puis choisir de l'enregistrer dans mon espace OneDrive directement depuis le logiciel.

Word Enregistrement dans OneDrive

Le fichier sera enregistré ET synchronisé, je peux donc le consulter sur mon Iphone mon Ipad ou bien depuis n'importe quel ordinateur si j'installe l'application OneDrive.

Tous les fichiers bureautique (Word, Excel, PowerPoint) sont consultables ET modifiable en ligne ! Cerise sur le gâteau, plusieurs utilisateurs peuvent modifier le même fichier en même temps.

Vous pouvez également déplacer des fichiers stockés sur une clé USB ou votre disque dur directement dans l'espace OneDrive en faisant un copier coller. Les fichiers sont alors sychroniser.

Nous avons présenté des fichiers de type bureautique mais vous pouvez synchroniser vos photos de vacances, votre musique et vos vidéos. OneDrive prend en charge à 100% ce type de fichier et avec 1to de stockage pour les version OneDrive Entreprise je vous laisse imaginer le nombre de fichiers.

Enfin dans l'explorateur il existe un code de couleur pour identifier les fichiers.

  • rond vert : le fichier ou dossier est synchronisé sur votre appareil (il consomme de l'espace disque)
  • nuage bleu  : le dossier ou fichier est disponible en ligne (il ne consomme pas d'espace disque)
  • icône avec un bonhomme : le dossier ou fichier est partagé (donc accessible par un autre utilisateur)
icone verte onedrive
Le fichier est synchronisé sur l'ordinateur.

 

icône nuage OneDrive
Notre dossier n'est pas synchronisé sur l'ordinateur.

 

icone bohnomme onedrive
Notre fichier "partage-word" est partagé.

Gestion du stockage

Les fichiers stockés peuvent rapidement prendre de la place sur votre ordinateur. OneDrive permet de "libérer votre fichier ou dossier". Cette option permet de supprimer le fichier sur votre disque dur local, mais de laisser une copie en ligne. Ainsi votre fichier est toujours accessible.

Cette option n'existe pas chez les concurrents comme KDRIVE ou DropBox.

Pour libérer votre fichier c'est facile, il faut faire clic-droit puis "libérer espace" sur le fichier ou le dossier que vous voulez.

libérer de l'espace sur OneDrive

Interface Web

On parle beaucoup de l'explorateur de fichiers mais il existe aussi une interface web entièrement utilisable depuis votre navigateur.

interface web OneDrive
Depuis l'interface vous pouvez gérer vos fichiers, créer des dossiers et des fichiers.

Ci-dessus vous pouvez voir le contenu de mon OneDrive sur l'espace web (chez Microsoft).

L'interface web est pleinement fonctionnel avec Google Chrome et vous pouvez donc créer des dossiers, des fichiers Word ou Excel. Vous avez alors accès à une suite office en ligne. Mais ce n'est pas tout, vous pouvez déplacez vos fichiers, les partager également. Bref tout ce que vous faîtes depuis l'explorateur vous pouvez le faire depuis un simple navigateur internet.

Partager des fichiers avec OneDrive

La force de OneDrive c'est aussi de pouvoir partager facilement des fichiers. C'est très pratique quand on travail sur un projet commun et que les fichiers sont trop lourd pour être envoyés par mail.

Rien de plus simple, ouvrez votre emplacement One Drive :

emplacement OneDrive

Faire un clic-droit puis "partager" sur le dossier ou le fichier a partager.

menu partage OneDrive
Tout fichier ou dossier dans l'emplacement OneDrive peut être partagé.

Il faut définir les options du partage en configurant les droits d'accès au fichier.

lien partage OneDrive
Vous pouvez définir une personne spécifique, un groupe de personne ou bien toute personne qui possédera le lien.

lien OneDrive partagé

Bravo vous avez réussi à partager votre document !

Par mesure de sécurité vous pouvez aussi définir un délai d'expiration du lien afin que ce dernier soit inaccessible au bout de X jours.

Une fois le lien envoyé votre interlocuteur peut consulter votre fichier et le télécharger.

Gérer ses dossiers OneDrive

Afin de limiter le nombre de fichier à synchroniser vous pouvez tout à fait choisir quels dossiers synchroniser.

Il faut aller dans les paramètres OneDrive en cliquant sur l'icône en bas à droite à coté de l'heure.

parametres Onedrive

Ensuite dans le menu Compte > Choisir Fichier et dossiers.

choisir les fichiers et dossier a synchroniser dans OneDrive

Paramétrage OneDrive

Dans ce tutoriel OneDrive nous vous conseillons de regarder attentivement les paramètres de l'application.

Bande passante et OneDrive

En effet il est possible de limiter le débit de téléchargement et d'envoi de fichiers. Cette option permet d'éviter que votre connexion internet soit saturée. Pour vous rendre dans le paramétrage OneDrive il faut réaliser un clic-droit puis paramètres sur l'icône à coté de l'heure.

Ensuite dans l'onglet réseau vous pouvez définir le débit.

bande passante OneDrive
Pour les connexions avec un petit débit vous pouvez changer la bande passante.

Paramétrage avancé sur OneDrive

Dans l'onglet paramètre, vous pouvez définir le démarrage automatique de l'application lorsque votre ordinateur démarre.

Pour les ordinateurs portable, sachez que OneDrive peut consommer beaucoup de batterie lors de la synchronisation. Dans les paramètres vous pouvez choisir le mode de fonctionnement permettant d'économiser de la batterie.

paramètres acancés OneDrive

La sauvegarde de vos fichiers

Un dernier point important dans ce tutoriel OneDrive. Cette application cloud de Microsoft n'est pas une solution de sauvegarde, mais une solution de synchronisation.

Microsoft garantie une disponibilité de vos fichiers à 99,9% mais n'est pas responsable de la perte de celles-ci.

Pourquoi ce n'est pas une solution de sauvegarde ?

En cas de virus de type Ransomware vos données qui sont cryptées sont aussi cryptées dans OneDrive puisqu'elles sont synchronisées. Alors oui si votre deuxième PC n'est pas connecté vous pouvez les récupérer mais avouez que c'est stressant.

Dans le cas d'une suppression des données êtes vous sûr de pouvoir les restaurer ? Ce n'est pas simple même si Microsoft dit les conserver dans une corbeille pendant quelques jours.

Alors comment on sauvegarde ses fichiers OneDrive ?

Ce tutoriel OneDrive arrive à sa fin mais je vous conseille de sauvegarder vos fichiers en faisant un copier coller sur un disque dur Externe. Même si c'est archaïque c'est mieux que rien.

Les professionnels et donc ceux qui bénéficient d'une licence Office 365 vous pouvez utiliser gratuitement l'outil de Veeam qui s'appel Veeam Backup for Office 365. Un tutoriel complet a été rédigé par mes soins il y a quelques mois.

Enfin les particuliers peuvent sauvegarder leurs données OneDrive en même temps que la sauvegarde d'ordinateur. De mon côte je passe par l'excellent VEEAM Agent.

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