Logiciels Utiles

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP et quels sont ses avantages ?

Par Tutos-Info , le 8 septembre 2022 - 5 minutes de lecture
définition de l'erp
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Quelle meilleure façon d’introduire l’ERP que d’en donner un exemple d’application concret ? Si l’on prend le cas d’une nouvelle vente, entrée par un commercial sur son terminal, le logiciel ERP ne va pas se contenter d’enregistrer l’opération sur le journal des ventes, il va aussi l’appliquer automatiquement sur le stock, le livre comptable ainsi que sur le compte client correspondant. L’opération sera ainsi consultable et exploitable par tous les services, en même temps. Et cet exemple n’est qu’une petite pièce du puzzle « ERP », dont l’on vous présente ici les nombreuses imbrications.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), de son nom français PGI (Progiciel de gestion intégré), est un outil de gestion complet permettant à une société de gérer et planifier l’ensemble de ses ressources de manière efficiente. Il s’agit en fait d’un ensemble de modules étroitement imbriqués entre eux et reliés à une base unique, ce qui lui vaut aussi le nom de « système ERP ». Tous les départements de l’entreprise sont ainsi intégrés et connectés : gestion comptable, gestion des ventes, gestion de la distribution, gestion des stocks, gestion des ressources humaines, etc. Les informations sont partagées par tous les services et actualisées en temps réel, ce qui permet une meilleure circulation des données et accélère le processus de planification.  

Comment l’intégrer à son système informatique ?

L’intégration d’un système ERP nécessite des compétences informatiques et techniques, mais aussi un investissement en temps, en argent et en personnel. Pour commencer, il existe différents types d’ERP, les plus connus étant l’ERP généraliste, l’ERP spécialisé, l’ERP open sources et l’ERP SaaS ou Cloud, sur lequel on reviendra. Il convient de choisir celui qui s’adaptera le mieux à sa société et à ses activités. Un autre critère de choix est celui de l’accompagnement et des services proposés (aide à l’intégration, suivi des mises à jour, support technique). Pour résumer, les grandes étapes préalables à l’implémentation d’un logiciel ERP sont les suivantes :

  • Faire un bilan des besoins et établir un cahier des charges, de façon à identifier et formaliser les besoins et les enjeux de la société.
  • Faire le choix entre un logiciel ERP on-premise (le logiciel est installé sur les serveurs de l’entreprise) et un ERP cloud (les données sont stockées dans le cloud du fournisseur et sont accessibles via le web).
  • Faire un audit et une analyse des processus pour vérifier l’adéquation du système ERP retenu avec les besoins de la société
  • Créer un groupe de travail qui se chargera du déploiement du système et de son suivi

Ensuite, une fois le logiciel implémenté, il faudra :

  • Transférer toutes les données initiales, c’est-à-dire l’ensemble des données relatives aux fournisseurs, clients, commandes, factures, etc.
  • Organiser des phases de test et effectuer les paramétrages et modulations nécessaires
  • Former l’ensemble des salariés à son utilisation
  • Opérer un suivi des mises à jour, si vous n’avez pas opté pour un ERP Cloud, auquel cas c’est le fournisseur lui-même qui s’en charge.

Il faut bien garder en vue qu’un système ERP évolue en même temps que la société. La création de nouveaux services ou processus à l’échelle de l’entreprise entraînera donc l’imbrication de nouveaux modules dans le logiciel. Des réflexions sont d’ailleurs actuellement déjà en cours concernant l’intégration de modules supplémentaires pour les objets connectés, l’intelligence artificielle ou encore la réalité augmentée.

Quels sont les bénéfices pour les entreprises ?

Un système ERP correctement intégré et bien adapté à la société aboutit à un fonctionnement général de l’entreprise plus efficace et plus fluide, résultat d’une meilleure coordination et maîtrise de l’information à tous les niveaux. Autrement dit, le fait que les données soient saisies de façon automatisée, synchronisées en temps réel et consultables et exploitables par toutes les équipes, a un réel impact sur la productivité de l’entreprise et donc à terme sur le chiffre d’affaires :

  • Gestion des stocks et de la chaîne logistique optimisée
  • Planification de la production accélérée
  • Gestion de la relation clients plus ciblée 
  • Synergie renforcée entre les équipes 
  • Marges augmentées grâce à des achats maîtrisés
  • Qualité renforcée du fait d’une meilleure traçabilité
  • Puissance commerciale plus réactive
  • Meilleure visibilité globale des activités et performances de l’entreprise

Et puisque l’on parle d’avantages, sachez que le logiciel ERP SaaS (Logiciel en tant que Service en français) est une solution particulièrement adaptée pour les petites et moyennes entreprises. Cette solution basée sur le Cloud consiste à obtenir le logiciel en échange d’un abonnement auprès d’un fournisseur, au lieu de l’acheter. Dès lors, c’est l’éditeur du logiciel qui reste responsable de l’infrastructure technique, de la maintenance mais également des mises à jour nécessaires à son fonctionnement. L’accessibilité en tant que client se fait via une simple connexion internet, ce qui n’est pas sans présenter un réel intérêt pour les salariés à l’ère du télétravail.

Tutos-Info

Fondateur de Tutos-Informatique, je suis Administrateur Systèmes et Réseaux. Je propose des tutoriels suite à mes interventions clients.

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