Outlook – Définir une limite de taille sur vos archives PST

Hier soir je vous proposais un article sur l'archivage de vos mails sur Outlook.

Afin de diminuer les risques d'avoir un fichier d'archive pst trop volumineux je vous propose un tutoriel pour mettre un quota à vos utilisateurs.

Comment définir un quota sur vos archives PST ?

Par défaut la taille maximal d'un fichier PST peut être de 50GO. C'est énorme et ce n'est pas recommandé. 

En effet plus le fichier est gros et plus la réparation sera longue en cas de corruption ! 

Le but est donc d'appliquer un quota de l'ordre de 5GO. Ainsi l'utilisateur sera obligé de créer un nouveau fichier pour archiver ses données.

Modification de la base de registre

La modification est très simple nous allons ajouter une valeur dans la base de registre.

Ouvrir la base de registre en faisant la touche Windows + R et saisir Regedit

Naviguez jusqu'à

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\PST 

Nous allons créer deux valeurs DWORD :

MaxLargeFileSize (la taille maximale d'un fichier PST)
WarnLargeFileSize (la taille pour laquelle un avertissement sera affiché)

Pour la valeur d'avertissement vous pouvez mettre 90% de la valeur maximale.

La modification de la clé de registre est valable uniquement pour l"utilisateur connecté, si il y a plusieurs utilisateurs il faut le faire pour chaque.

Pour prendre effet il faut fermer puis ouvrir Outlook.

En cas de limite atteinte voici le message qui s'affiche :

Pour les parcs Importants application via GPO

Pour les entreprises qui ont beaucoup d'utilisateurs vous avez la possibilité de modifier la base de registre grâce aux GPO. Je vous laisse soin de regarder de votre côté , il faut reprendre les informations données ci-dessus.

Attention la base de registre va pas chercher la valeur dans le même chemin :

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\XX.0\Outlook\PST

Fichiers Reg tout prêt

Voici quelques fichiers tout prêt, un simple double-clique permet d'appliquer le quota de 5GO pour votre utilisateur.

• Office 2010 - Quota 5GO - Alerte 4 GO
• Office 2013 - Quota 5GO - Alerte 4 GO
• Office 2016 - Quota 5GO - Alerte 4 GO

Ce tutoriel a été réalisé en s'appuyant sur la source suivante : https://www.slipstick.com/outlook/config/changing-the-default-pst-and-ost-sizes/