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Outlook – Comment archiver ses mails efficacement

Outlook – Comment archiver ses mails efficacement
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Un des gros problème avec les mails c’est la quantité et la volonté de tout garder ! Outlook propose des outils pour archiver efficacement votre boîte aux lettres. Voici donc un tutoriel pour éviter de saturer votre boîte mail et peut être que vous n’aurez même plus a solliciter votre informaticien préféré :). Vous serez capable de réaliser l’archivage de votre messagerie tout seul. Pratique non ?

Pourquoi archiver ses mails avec Outlook ?

Dans la plupart des entreprises vous avez un quota sur votre boîte mail plus ou moins important. En moyenne c’est 2GO (j’ai déjà vu des cas où c’était 500 mo). Ainsi si vous recevez une quantité importante de mails par jour il va falloir archiver vos mails pour ne pas atteindre ce quota !

Outlook propose une fonctionnalité d’archivage puissante afin d’alléger votre boîte mail.

Comment archiver ses mails avec Outlook ?

Pour ça

1 – Se rendre dans le menu Fichier :

outlook menu fichier

2 – Choisir votre compte de messagerie puis allez sur outils.

Pour 2016 choisir nettoyage des éléments

outlook 2016 menu archivage

Pour 2010 / 2013 choisir Archiver

outlook 2010 et 2013 menu archivage

3 – Une fenêtre s’ouvre et vous demande de définir un endroit pour stocker l’archive et une date.

choix paramétrage archivage Outlook

Vous devez définir une date pour laquelle on archive les éléments antérieurs ainsi que l’endroit où sera stocké l’archive.

Faire OK pour que l’archivage commence, vous verrez un message apparaître en bas de votre messagerie.

archivage outlook en cours

Pour plus d’efficacité pensez à sélectionner la boîte au lettre (élément le plus haut dans la liste des dossiers). Ainsi vous archiverez les éléments pour l’ensemble de la boîte et non pour un dossier en particulier.

Le processus régénère l’arborescence de votre boîte mails pour retrouver facilement vos mails.

Votre archive est consultable directement sous votre Boîte mail sous le nom Archives (vous pouvez renommer le nom).

archive présente dans outlook

Ce qu’il faut savoir sur l’archivage Outlook

La taille du fichier PST

Le fichier d’archive au format PST ne doit pas avoir une taille colossale ! Microsoft indique une limite de 50 GO sauf qu’en pratique si votre archive est corrompue vous allez mettre des plombes pour la réparer.

Voici ce que dit Microsoft sur ses technets à propos des tailles.

Idéalement 5GO c’est le max il faut donc jeter un oeil de temps en temps à votre fichier PST.

En fonction de la quantité de mails reçus il peut être judicieux de faire une archive par mois ? par année ? par trimestre ?

L’accumulation des archives

Plus il y aura des archives greffer à votre Outlook et plus il monopolisera des ressources. De même plus elle est volumineuse et plus ça va tirer sur le disque dur ou le réseau.

Il est peut être pas nécessaire de « monter  » les archives les plus anciennes.

La sauvegarde du PST

Attention généralement on stocke le PST sur le disque dur local du PC pensez à faire une sauvegarde sur un disque externe / serveur.

D’autres méthodes existent

La méthode ci-dessus est selon moi la plus fiable :

  • Vous pouvez utiliser votre messagerie
  • Vous avez une arborescence claire de votre archive
  • Vous avez définit une date précise pour l’archivage

Parmi les autres méthodes :

  • L’archivage automatique, il est possible d’automatiser l’archivage mais attention parce qu’on ne sait pas trop ce qui est fait au jour le jour mais ça permet de ne plus se soucier de l’archivage.

 

  • Créer un fichier PST puis glisser et déposer ou déplacer les mails de sa messagerie vers l’archive.

Je n’aime pas cette méthode :

Vous n’avez plus la main sur votre messagerie et les risques de plantage peuvent être élevés en cas de gros volumes à déplacer.
  • Archivage automatique et en ligne avec Exchange et Office Pro Plus (ce type d’usage est réservée aux professionnels elle est très coûteuse mais c’est la meilleure solution).

Et vous avez vous d’autres méthodes plus efficaces ?

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