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Comment collaborer sur les documents en ligne avec ONLYOFFICE Docs

Par Tutos-Info , le 4 mars 2021 — cloud - 8 minutes de lecture
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La crise sanitaire que nous traversons depuis le printemps dernier a obligé la plupart des organisations à revoir les outils collaboratifs nécessaires à la poursuite de leur activité, dont l’édition et la coédition des documents bureautiques en ligne font évidemment partie.

L’éditeur letton Ascencio System SIA en propose une solution : la suite bureautique en ligne ONLYOFFICE Docs incluant trois-en-une un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation.

A propos de ONLYOFFICE Docs

Distribuée sous les termes de la licence AGPL v.3, cette suite représente une alternative libre à MS Office et Google Docs. Côtés forts ? En voici un bref aperçu :

  • Formats OOXML (DOCX, XLSX, PPTX ) utilisés comme base assurent la compatibilité parfaite avec les fichiers MS Office et d’autres formats courants.
  • Interface familière en français, basée sur les onglets, qui est disponible en 31 langues.
  • Opérations sur les polices et les styles, mise en formes du texte et des paragraphes, navigation simplifiée avec les lettrines, les notes de pied, la table des matières, la table des illustrations, les signets dans les documents.
  • Création et personnalisation des formes, des graphiques, des zones de texte ; insertion des équations, des formes et des images dans tous les éditeurs.

éditeur de présentation onlyoffice

  • Tableaux croisés dynamiques, segments, filtres et tris, plus de 400 fonctions (dont les plus récentes sont GROWTH, TREND, LOGEST, UNIQUE, MUNIT, RANDARRAY) et formules, des diagrammes et des graphiques informatifs, la validation des données et les formats des nombres personnalisés dans le tableur.

onlyoffice feuille de calcul

  • Modules complémentaires : ClipArt, Code en surbrillance, PhotoEditor, Parole, Google Translate, YouTube, EasyBib, Zotero, Mendeley, Telegram, HTML, Typograph.
  • Macros pour automatiser les tâches routinières.

Petite astuce : Passez dans votre boutique d’applications mobiles. ONLYOFFICE Docs dispose de versions gratuites pour les appareils Android et iOS.  Gardez tous vos fichiers à portée de la main, éditez et coéditez-les où que vous soyez.

Dernière petite astuce : Installez gratuitement les applications de bureau ONLYOFFICE sur votre machine sous Windows, Linux ou Mac pour travailler sur vos fichiers hors ligne et ainsi obtenir une alternative solide à Word, Excel et PowerPoint.

Outre les outils d’édition qui sont plutôt traditionnels, vous aurez un accès aux fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans le client de bureau tels que la signature numérique, la protection des documents locaux avec le mot de passe, les modules complémentaires permettant d’envoyer le document depuis l’interface de l’éditeur ou d’insérer les fichiers vidéo et audio dans les présentations.

Vous êtes aussi capable d’utiliser les fonctionnalités avancées comme la comparaison des documents, les contrôles de contenu et l’affichage tableau en vous connectant aux éditions commerciales de la suite ONLYOFFICE.

Connectez-vous au cloud ONLYOFFICE ou à un cloud tiers tels que Nextcloud, ownCloud, Seafile pour éditer, partager et coéditer les fichiers qui sont stockés dans ces services.

Comment installer ONLYOFFICE Docs

Il existe plusieurs options d’installation de la suite ONLYOFFICE Docs : la version communautaire  est disponible au téléchargement depuis le site officiel ou peut-être installée via Docker (option recommandée).

Vous avez également à votre disposition les paquets DEB ou RPM, l’image Docker,  le paquet Snap, la machine virtuelle Univention, Amazon, l’environnement Cloudron, les conteneurs Kubernets.

 

Comment utiliser ONLYOFFICE Docs : trois options principales

ONLYOFFICE Docs s’intègre facilement avec les plateformes de partage, stockage et productivité.

Avant tout, vous pouvez utiliser la suite au sein de votre environnement collaboratif ONLYOFFICE Workspace. Cette solution qui est conçue pour la gestion des documents et des projets, de l’agenda, de la relation clients, des mails et les outils de communication interne, inclut les éditeurs en ligne du même concepteur par défaut.

En outre, vous êtes capables d ‘intégrer ONLYOFFICE Docs avec une plateforme professionnelle de votre choix telle que Netxcloud, ownCloud, Alfresco, Nuxeo, etc. via les applications d’intégration qui sont disponibles sur les places de marché officielles ou sur GitHub.

Les développeurs des services web ont à leur disposition les API de ONLYOFFICE  pour étendre les fonctionnalités de leurs applications avec des outils d’édition et de coédition.

 

Comment partager un document pour lancer la coédition

Ensemble, on va toujours plus loin : partagez les documents avec vos collègues, qu'ils soient au bureau ou travaillent à distance. Pas besoin d'envoyer les documents individuellement à chaque membre de l'équipe -  passez à la fenêtre « Paramètres de partage » pour gérer les permissions d’accès au document à partir d’un dossier du module Documents (si vous utilisez ONLYOFFICE Workspace) ou directement à partir de l’éditeur.

Ici, vous pouvez définir un accès individuel pour chaque personne / groupe ou un accès de groupe  et partager le document avec ou sans notification. Grâce aux permissions de partage flexibles, vous êtes en mesure d’accorder l'accès selon la fonction de chaque membre de l'équipe en définissant le niveau de collaboration :

  • accordez à vos collègues partagent les mêmes responsabilités un accès complet au fichier,
  • informez vos partenaires en les permettant de lire le contrat ou de laisser leur commentaire,
  • envoyez à votre étudiant un test en lu demandant de ne remplir que des champs créés,
  • soumettez votre rapport à la révision de votre supérieur,
  • sécurisez votre document en restreignant sa copie, son téléchargement ou son impression,
  • masquez les données sensibles avant de partager une feuille de calcul en appliquant un filtre personnalisé.

L’éventail des droits d’accès varie d’une GED à une autre.

Comment profiter pleinement des outils collaboratifs : communiquer, contrôler, valider

L’onglet « Collaboration » contient des outils qui sont similaires pour la plupart des environnements. Échangez avec vos collègues, dès la première idée à un document finalisé, via une messagerie instantanée qui est accessible directement dans l’interface de l’éditeur.

Laissez vos remarques et suggestions, posez des questions dans les commentaires, gérez-les en  marquant comme résolus ou en supprimant. Si vous utilisez les éditeurs au sein de ONLYOFFICE Workspace : mentionnez vos collègues en saisissant « + » ou @utilisateur pour solliciter leur aide ou attirer l’attention à un commentaire précis.

onlyoffice traitement de texte

L’option « Suivi des modifications » serait d’une grande utilité, par exemple,  aux employés du domaine juridique. Lors de la révision du contrat, sollicitez la contribution de vos collègues de manière qu’ils  puissent faire sa révision, modifier les phrases et d’autres éléments, corriger l’orthographe, etc. sans éditer vraiment le fichier original. Pour finaliser le document, il ne vous reste qu’à accepter ou rejeter leurs apports.

 

Vous êtes en mesure de restaurer à tout moment le contenu du document grâce à l’outil « Historique des versions ». Comparez les versions et évaluez les meilleures parties. Cet outil est disponible à ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud et ownCloud.

Pour afficher les modifications qui ont été apportées au document, mais aussi et surtout voir la contribution de chaque utilisateur :

  • ouvrez un document ;
  • passez à l’onglet « Fichier » ;
  • sélectionnez l’option « Historique de versions ».
  • cliquez sur la version du document nécessaire.

La version du document sélectionnée sera chargée avec toutes les modifications surlignées de différentes couleurs qui correspondent à chaque coauteur.

Onlyoffice Integration Owncloud

Collaborer sans déranger ses coauteurs

ONLYOFFICE Docs a été conçu avant tout pour assurer la liberté du travail collaboratif en ligne. Toutes les modifications que s’effectuent sur le document ont été reportées sur le côté client, ce qui permet de réduire la charge sur le serveur. Ce ne sont que l’ouverture du document et sa conversion qui se font sur le côté serveur. De cette manière, chaque auteur peut activer les outils  nécessaires (utiliser « Suivi des modifications », afficher les caractères non imprimables, changer le zoom, etc.) sans déranger ses collègues.

En cliquant sur le bouton « Mode de coédition », vous êtes en mesure de choisir celui qui convient le mieux à votre rythme et à vos objectifs : affichage des modifications en temps réel ou verrouillage des paragraphes en cours d’édition. Ce dernier permet de rester plus concentré sur votre extrait lors de la rédaction collaborative du document complexe.

Quel que soit le mode de co-édition choisi, ONLYOFFICE Docs permet à l’utilisateur d’annuler les modifications qu’il a réalisé lui-même, mais pas celles d’autrui.

 

Comment choisir l’édition qui correspond à vos besoins

ONLYOFFICE Docs existe en trois éditions :

  • la version communautaire gratuite pour les passionnés de la bureautique libre qui fournit des outils de la mise en forme traditionnels ;
  • Enterprise Edition pour les équipes qui ont besoin de scalabilité, des outils avancés (contrôles de contenu, comparaison des documents, éditeurs mobiles web), d’une assistance professionnelle et d’un accès prioritaire aux mises à jour ;
  • Developer Edition pour les développeurs des services web que l’on puisse doter des éditeurs de documents en ligne.

 

Maintenant vous savez tout ce qu’il faut pour collaborer en ligne et avancer sur vos tâches au quotidien. Avec ONLYOFFICE Docs, vous avez à votre disposition une solution simple à utiliser, rapide, efficace et surtout sécurisée quel que soit le support utilisé.

Enfin pour ceux qui recherche une solution tout en un vous pouvez jeter un oeil à l'offre de Infomaniak appelée Kdrive

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